置き忘れた書類を探すのにどれくらいの時間を無駄にしていますか? 「山ごとにファイル」していますか？ 同僚や将来の顧客と会うとき、オフィスの外観が恥ずかしいと思いませんか?研究によると、ワークスペースが整理整頓されていると、思考がより明確になり、生産性が向上することが証明されています。 整理整頓されたデスクやオフィスは、能力と効率性がにじみ出るプロフェッショナルなイメージも表します。
整理整頓されたワークスペースを作成し維持する秘訣は何ですか? オフィスを整理する「正しい」方法はありませんが、その持続可能性にとって最も重要な要素は、オフィスを機能させたいという真の願望です。 そのモチベーションが確立されれば、オフィスを整理するプロセスは、散らかりによるストレスよりもはるかに管理しやすいことがわかるでしょう。
整理整頓されたオフィスへの 3 ステップ
1.自分自身に正しい質問をする— 効果的な組織システムを構築するための最初のステップは、解決する必要がある主な問題を特定することです。
散らかった職場（机や作業台に紙が山積みになっている）ですか？
必要なときに書類を見つけるのは難しいですか?
オフィス内にファイルにアクセスする必要がある人が他にいますか?
一部の文書はハードコピーでファイルされ、その他の文書はコンピューターでファイルされますか?
この「反映」段階では、ビジネスの個別のニーズ (顧客は注文を繰り返すか、それぞれの仕事は固有のものかなど) と、業界内で文書を保持するための法的要件を念頭に置くことが不可欠です。
2.差別化の手法を確立する— 組織上の最大の課題の 1 つは、ある主題/プロジェクトを別の主題/プロジェクトと区別できるようにすることです。 扱う文書の種類を考慮してください。 バインダーをアルファベット順に並べたり、ファイルジャケットを色分けしたり、記録を電子フォルダーに保管したりする場合でも、資料を明確に識別できるシステムを作成してください。 何かがどこに「あるべき」かを決めることはそれほど重要ではなく、後日それを探すのに最も適した場所を把握することのほうが重要です。
3.優先順位による順位— 仕事関連の資材を扱うために、HOT-WARM-COOL-COLD メソッドを実装します。その仕組みは次のとおりです。
ホットなプロジェクト/ファイルが机の上にあります。 これらは、現在作業中のドキュメントまたはファイルです。 複数のプロジェクト ファイルを直立ファイル ホルダーに入れて、常に表示できるようにすることができます。
あなたの後ろのクレデンザや作業台には、他の重要なプロジェクトの WARM ファイルがあなたの注意を待っています。
HOT ファイルと WARM ファイルは通常、2 つのカテゴリと場所の間を行き来します。 重要なことは、一度に 1 つのプロジェクト/主題のドキュメントのみを処理し、他のドキュメントは必要なときにすぐに手の届くところに置いておくことです。
遠く離れた引き出しや作業台には、緊急ではないが参照する必要があるかもしれない COOL ファイルがあります。
ファイル キャビネットには、ファイルが完了していることを意味するコールド ファイルがあり、将来、新しい関連プロジェクトが登場した場合に取得できるかどうかはわかりません。
組織には実践が必要
毎日の仕事の終わりには、翌朝仕事を始めるときに注意を集中させたい項目を除いて、机の上からすべてを片付けます。 そのファイルは机の上に置いてあるかもしれません。 それ以外のものはすべて片付ける必要があります。 次の日への準備が整っていることが分かると、リラックスして夜を楽しむことができます。
複数の人が共有するオフィスでは、新しい組織戦略を明確に、そしてそれが日常化するまで頻繁に伝達する必要があります。 システムが長期にわたって成功するためには、全員が一貫して自分の役割を果たさなければなりません。
整理整頓されたオフィスのメリットを享受する
必要なものを必要なときに見つけられるだけでは十分ではないかのように、同僚に必要なファイルやドキュメントをすぐに案内できる新たな使いやすさもお楽しみいただけます。
